UniDocs sistem sadrži različite module koji dodatno proširuju funckionalnost osnovnog sistema i na taj način ubrazavaju radne procese u okviru kompanije i kao rezultat daju uredno skladištenu i sortiranu dokumentaciju.
Obezbeđuje punu bezbednost datoteka i podataka, izuzetnu skalabilnost zbog mogućnosti postavljanja redudantnih aplikativnih servera uz automatski balans opterećenja, kao i veliku fleksibilnost načina instaliranja serverskog dela sistema.
Sastoji se iz baze podataka koja može biti postavljena na Oracle ili MS SQL Server sistem za upravljanje podacima (DBMS) i aplikativnog servera koji obezbeđuje manipulaciju datotekama dokumenata, upravljanje korisničkim direktorijumima i jedinstven pristup svim funkcijama UniDocs Servera. Obezbeđuje punu bezbednost datoteka i podataka, izuzetnu skalabilnost zbog mogućnosti postavljanja redudantnih aplikativnih servera uz automatski balans opterećenja, kao i veliku fleksibilnost načina instaliranja serverskog dela sistema.
UniDocs-ov serverski deo se sastoji iz tri osnovna serverska modula koji mogu biti postavljeni na odvojenim serverskim računarima, ili kombinovano instalirani na istom serverskom računaru, u zavisnosti od broja korisnika, količine dokumenata i drugih parametara koji utiču na performanse sistema. To su:
- UniDocs DB Server – predstavlja metamodel sa programskim procedurama implementiranim u okruženje Oracle ili MS SQL Server DBMS.
- UniDocs App Server – predstavlja aplikativni server zadužen za obavljanje svih operacija sa datotekama (file) dokumenata. Ovaj modul obezbeđuje automatsko imenovanje i smeštanje datoteka dokumenata na storidž, odnosno diskove za smeštanje datoteka, kao i formiranje kopije dokumenta na ličnim direktorijumima korisnika, u skladu sa zahtevima korisnika za pregledom ili izmenom dokumenta. Može biti instaliran na posebnom računaru, ili kombinovan ostalim serverskim modulima. U slučaju velikog broja korisnika i transakcija sa datotekama dokumenata UniDocs App Server može biti instaliran na klaster, odnosno veći broj računara na koje će korisnici biti automatski usmeravani od strane “load balancing” modula, koji je sastavni deo ovog modula.
- UniDocs File Server - struktura fizičkih datoteka (file) na storidžu, odnosno diskovima za smeštanje datoteka
Alternativno:
- UniDocs WEB Server – predstavlja obaveznu serversku komponentu u okviru svih instalacija koje podrazumevaju korišćenje UniDocs Client modula u WEB verziji. Zahteva MS IIS (Internet Information Server) i može biti instaliran na posebnom serverskom računaru ili kombinovan sa nekim od preostalih serverskih modula.
Modul za definisanje strukture konkretnog dokumentacionog sistema koji se implementira.
Korišćenje ovog modula ne zahteva programersko ili posebno informatičko znanje, a odnosi se na unošenje i održavanje implementacionih parametara preko standardnih Windows dijaloga koji određuju izgled i ponašanje konkretnog sistema (definisanje tipova i osobina dokumenta, korisnika i korisničkih grupa, dozvola i ograničenja pristupa dokumentima, procedura toka, oglasnih tabli…).
UniDocs Metadesigner je modul koji služi za implementaciju sistema, njegovo prilagođavanje potrebama konkretnog poslovnog okruženja odnosno preduzeća, institucije, organizacije ili njenog organizacionog dela.
Korisnički interfejs ovog modula je veoma intuitivan i obezbeđuje unos svih parametara kojima se definiše ponašanje sistema.
Upravo ovaj modul omogućuje parametrizaciju sistema, koja obezbeđuje da se UniDocs, kao opšti programski sistem za upravljanje dokumentima i poslovnim procesima prilagodi konkretnom preduzeću ili organizacionoj celini, prostim unosom parametara koji opisuju poslovni sistem. Uvođenje i automatizacija procesa se može sprovoditi fazno, a svaki već implementirani deo sistema se dalje može menjati i unapređivati u toku njegove eksploatacije bez potrebe za zaustavljanjem rada sistema.
UniDocs Metadesigner omogućuje definisanje svih parametara sadržaja i načina ponašanja sistema, koji obuhvata sledeće najvažnije grupe:
- Klase osnovnih dokumenata, sa i bez priloga
- Klase složenih dokumenta – fascikli
- Pridruživanje skupa atributa definisanim klasama dokumenata
- Klasifikovanje svih vrsta dokumenata
- Definisanje svih korisnika i grupa u sistemu
- Definisanje prava za korisnike i grupe na obavljanje operacija nad pojedinim klasama dokumenata
- Definisanje oglasnih tabli
- Definisanja automatskih procedura toka (workflow)
- Definisanje svih sistemskih resursa (diskovi, skeneri, štampači, itd)
- Integraciju definisanih tipova dokumenata sa drugim objektima iz informacionog sistema preduzeća definisanjem 1-m i m-m relacija između dokumenata i drugih objekata (posebni tipovi atributa)
- Definisanje prava na administriranje grupa korisnika, i drugih parametara.
Metadesigner se koristi lako i omogućuje analitičarima poslovnih procesa, stručnjacima zaduženim za razvoj sistema kvaliteta i drugim menadžerima da implementaciju dokumentacionog sistema vrše opisujući dokumente i poslovne procese, a da pri tome ne moraju da imaju nikakva programerska ili znanja vezana za baze podataka.
Glavni modul sistema, koji se nalazi na svakom računarskom radnom mestu i predstavlja univerzalno korisničko okruženje za rad sa dokumentima svih vrsta, sadržaja i porekla.
Omogućava formiranje, obradu, slanje i arhiviranje dokumenata, pretraživanje arhive, rad sa revizijama, publikovanje dokumenata i pregled oglasnih tabli. Obezbeđuje alate za grupisanje dokumenata u predmete i projekte, uređivanja sadržaja i ostale operacije sa istim. Jednostavnost i intuitivnost ovog modula garantuje lako prihvatanje, jednostavnu i kratku obuku korisnika, uz potpunu standardizaciju računarskog okruženja.
UniDocs Client je glavni korisnički (klijentski) modul sistema. Treba da se nađe na svakom od radnih mesta koje učestvuju u nekom od automatizovanih poslovnih procesa, odnosno obrađuju (formiraju, menjaju, pregledaju ili verifikuju) neki od dokumenata u vezi sa ovim procesima.
Modul UniDocs Client korisnicima omogućuje obavljanje svih potrebnih operacija sa dokumentima kroz jedinstveni korisnički interfejs. Obezbeđuje alate za grupisanje dokumenata u predmete i projekte, uređivanja sadržaja i ostale operacije sa istim. Jednostavnost i intuitivnost ovog modula garantuje njegovo lako prihvatanje od strane korisnika, kao i zbog toga što je poslovanje na ovaj način automatizovano, olakšano i ubrzano.
U okviru ovog modula na raspolaganju su vam sledeće funkcije:
- Stalni uvid u spisak primljenih, poslatih i dokumenata u radu
- Formiranje novog dokumenta
- Izmena postojećeg dokumenta
- Pregled postojećeg dokumenta
- Unos, izmena i pregled opisnih podataka (atributa) o dokumentu (sekundarnog dokumenta)
- Pregled putanje dokumenta
- Automatsko, ručno i slanje dokumenta korak u nazad
- Pregled i održavanje oglasnih tabli
- Arhiviranje dokumenata
- Višekriterijumsko pretraživanje dokumenata i preuzimanje iz arhive
- Upravljanje revizijama dokumenata
- Formiranje dokumenata sa prilozima (dokumenti sa više datoteka)
- Rad sa složenim dokumentima (fasciklama)
- Zaštita pojedinačnog dokumenta
- Delegiranje dozvola za pojedinačni dokument
- Postavljanje kriterijuma za alarme
- Kreiranje i čuvanje najrazličitijih izveštaja
UniDocs Client, pored navedenih osnovnih operacija korisnicima obezbeđuje i dodatne funkcionalnosti, kao što su:
- Elektronsko potpisivanje datoteka dokumenata (zahteva PKI infrastrukturu)
- Preuzimanje dokumenata sa mail klijenta MS Outlook
- Slanje dokumenta elektronskom poštom putem MS Outlook-a
- Automatski uvoz dokumenta sa mrežnog skenera
Sve navedene funkcije su kontrolisane UniDocs-ovim globalnim sistemom dozvola, tako da svaki od korisnika na dokumentima određene klase može da izvrši samo one operacije za koje mu je data odgovarajuća dozvola. U Unidocs Client 7 verziji ovom modulu je pridružen modul Manager, čime se jednostavnom dodelom dozvole korisniku omogućavaju dodatne mogućnosti kao što su:
- Nadzor svih ili grupe korisnika u sistemu,
- Preusmeravanje toka dokumenata,
- Pretraživanje dokumenata u svim statusima,
- Formiranje statističkih izveštaja o efikasnosti i trajanju pojedinih akcija nad dokumentima
UniDocs Client se može koristiti u Desktop ili WEB verziji. Desktop verzija predstavlja standardnu Windows aplikaciju, dok WEB verzija radi u okruženju web pretraživača (Internet Explorer) kao tanki klijent.
UniDocs SisAdmin je modul za administriranje celokupnog UniDocs sistema, pri čemu su njegove osnovne funkcionalnosti vezaneza backup sistema i brisanje dokumenata.
Kroz jednostavan interfejs korisnik može zadati parametre za backup sistema kao što su: datum i vreme početka ove operacije, da li je u pitanju backup celog sistema ili inkrementalni backup, da li se ova operacija izvršava samo jednom ili prema definisanoj dinamici (svakog dana, svake nedelje,...). Svaki put kada se automatski pokrene neka od definisanih operacija administrator dobija na email obaveštenje o tome (kada je počeo backup, kada se završio, status,...). Kroz ovu aplikaciju je takođe moguće izvršiti masovno ili pojedinačno brisanje dokumenata.
UniDocs omogućava Business Intelligence izveštavanje na osnovu podataka iz sistema. Možete izabrati tip izveštaja i grafički prikaz.
UniDocs Importer je modul koji služi za automatsko uvoženje skeniranih dokumenata direktno sa mrežnih ili flat bed skenera u radnu zonu korisnika na koga se taj dokument odnosi.
UniDocs Importer modul pre svega ima namenu da ubrza i olakša uvoz dokumenata u UniDocs aplikaciju. Modul funkcioniše tako što dokumenta koja se smeštaju na unapred definisanu lokaciju, automatski distribuira korisniku na osnovu imena i ekstenzije dokumenta, u skladu sa podešavanjima. Aplikacija podržava rad kako sa mrežnim multifunkcionalnim uređajima tako i sa dokument skenerima. Kod mrežnih multifunkcionalnih uređaja na koje se korisnici loguju pomoću PIN-a.
UniDocs IMPORTER omogućava slanje skenirane dokumentacije direktno u ulaznu zonu korisnika koji se logovao pomoću PIN-a. Na ovaj način je sam postupak skeniranja dosta ubrzan, a sigurnost i bezbednost poverljivih dokumenata podignuta na najviši mogući nivo.
C-Lite aplikacija ima sve funkcionalnosti standardne aplikacije Client, osim mogućnosti izmene sadržaja dokumenata/fascikle i kreiranja novog dokumenta/fascikle.
Ova aplikacija se može koristiti na svakom radnom mestu na kom korisnik treba da pogleda dokument, overi ga (ili izmeni neki drugi atribut) i prosledi ga narednom korisniku ili ga arhivira. U C-Lite aplikaciji je zadržana funkcionalnost korišćenja izveštaja i menadžerskih funkcionalnosti.
View aplikacija ima mogućnost prijema i slanja dokumenata (pasivnog učestvovanja u poslovnom procesu), pretrage dokumenata i fascikli, pretrage arhive i oglasnih tabli i pregleda dokumenta/njegovog zaglavlja.
View aplikacija je potpuno besplatna i može se koristiti na neograničenom broju računara.
UniDocs SisAdmin je modul za administriranje celokupnog UniDocs sistema, pri čemu su njegove osnovne funkcionalnosti vezane za backup sistema i brisanje dokumenata.
Kroz jednostavan interfejs korisnik može zadati parametre za backup sistema kao što su: datum i vreme početka ove operacije, da li je u pitanju backup celog sistema ili inkrementalni backup, da li se ova operacija izvršava samo jednom ili prema definisanoj dinamici (svakog dana, svake nedelje,...).
Svaki put kada se automatski pokrene neka od definisanih operacija administrator dobija na email obaveštenje o tome (kada je počeo backup, kada se završio, status,...). Kroz ovu aplikaciju je takođe moguće izvršiti masovno ili pojedinačno brisanje dokumenata.
UniDocs Client Mobile vam omogućava overu dokumenata dok ste van kancelarije. Dostupan za iOS i Android platforme.
Gde god da se nalazite vaša kancelarija i poslovna dokumentacija je sa vama!
UniDocs Client Mobile aplikacija omogućava korisnicama da putem svog mobilnog telefona bez obzira na to gde se nalaze (na poslovnom putu, van kancelarije itd) mogu da učestvuju u poslovnom procesu i odgovore svakodnevnim poslovnim zahtevima.
Najviše je od pomoći korisnicima koji najveći deo radnog dana provode na terenu ili vrše funkciju pregleda i overe dokumenata bez potrebe za kreiranjem ili menjanjem sadržaja samih dokumenata.
Brže i lakše uz mobilnu aplikaciju!
Pored toga što su naši korisnici uz mobilnu aplikaciju fleksibilniji i mobilniji potrudili smo se da neke operacije optimizujemo i ubrzamo. Korisnik sada može kroz svega par dodira u jednoj ekranskoj formi da dokument pregleda, primi, overi i prosledi dalje u poslovni proces.
Princip kojim smo se vodili prilikom razvoja UniDocs Client Mobile aplikacije je da se postojeće funkcionalnosti desktop i web Client modula pojednostave i prilagode karakteru uređaja sa „malim“ ekranom osetljivim na dodir.
UniDocs Mobile client aplikaciju možete koristiti na iOS i Android operativnim sistemima kao trenutno najzastupljenijim mobilnim platformama.
Osnovne funkcionalnosti UniDocs Client Mobile aplikacije su:
- Prijavljivanje u aplikaciju - Login
- Pregled sadržaja ulazne zone
- Pregled sadržaja radne zone
- Pregled sadržaja izlazne zone
- Pregled dokumenta
- Pregled osobina dokumenta - Properties
- Overa dokumenta
- Slanje dokumenta
- Oglasna tabla - obaveštenja
- Pretraga dokumenata
Želite više informacija? Kliknite ovde, stojimo vam na raspolaganju.
