Svaka organizacija se suočava sa izazovima u upravljanju dokumentacijom – bilo da je u pitanju papirna arhiva ili digitalna. Mnoge firme prate slične greške koje mogu ozbiljno usporiti njihov rad, povećati troškove i dovesti do pravnih problema.
U ovom tekstu ćemo razmotriti pet najčešćih grešaka u upravljanju dokumentima i objasniti kako ih izbeći pomoću savremenih rešenja, kao što je UniDocs DMS.
1. Neorganizovanost i nesistematizovanost dokumentacije
Jedna od najčešćih grešaka je skladištenje dokumenata bez jasnog sistema. U mnogim organizacijama, fajlovi su rasuti po računarima, serverima ili čak fizičkim arhivama, što znači da je potrebno previše vremena da se pronađe ono što je potrebno.
Uz UniDocs DMS, svi dokumenti se centralizovano čuvaju i organizuju u skladu sa jasno definisanim kategorijama. Svi korisnici imaju jednostavan pristup dokumentima prema predefinisanim pravima i dozvolama, što štedi vreme i novac.
2. Nejasne verzije i neovlašćene izmene
Više ljudi želi da radi na istom dokumentu, ali bez kontrole verzija. Neko menja fajl, drugi koristi staru verziju – i dolazi do grešaka, zabuna ili čak pravnih posledica.
Posledice:
- Koriste se zastareli podaci
- Gubi se trag promena
- Narušava se integritet dokumentacije
Rešenje:
Sa UniDocsom se zna ko je, kada i šta menjao.
3. Nedovoljna zaštita podataka i pristupa
Mnoge kompanije ne postavljaju odgovarajuće bezbednosne protokole za zaštitu svojih dokumenata. To može dovesti do neovlašćenog pristupa ili čak gubitka osetljivih podataka.
UniDocs DMS nudi naprednu kontrolu pristupa. Svaka osoba ima samo ona prava koja su joj dodeljena, a svi korisnici su logovani. Vaša dokumentacija je zaštićena od bilo kakvog neovlašćenog pristupa.
4. Neefikasna pretraga i pronalaženje dokumenata
Pretraga po papirnoj dokumentaciji, imenima fajlova digitalne dokumentacije ili čak neadekvatnim metapodacima može biti vrlo naporna i spora. U slučaju velikih organizacija, gubitak vremena na pronalaženje jednostavnih dokumenata može biti ozbiljan problem.
UniDocs DMS omogućava efikasnu pretragu putem ključnih reči i filtera, čineći pronalaženje bilo kog dokumenta lako i brzo. Sa naprednim alatima za pretragu, ne morate više brinuti o gubljenju vremena na traženje informacija.
5. Neusklađenost sa zakonskim regulativama i standardima
Čest problem je da poslovanje nije u potpunosti usklađeno sa zakonima koji se odnose na digitalno poslovanje, čuvanje dokumenata i zaštitu podataka. Neprovođenje zakonskih obaveza može rezultirati novčanim kaznama, tužbama ili gubitkom poverenja.
UniDocs DMS je u potpunosti usklađen sa zakonodavstvom o elektronskom poslovanju i čuvanju dokumenata. Primenjivi su svi zakonski rokovi čime je vaša organizacija uvek usklađena sa važećim zakonima.
Kontaktirajte nas za konsultacije o vašem sistemu upravljanja dokumentacijom.