U mnogim kompanijama i dalje postoji nepisano pravilo:
„Pitaj njega, on zna.”
Godinama to funkcioniše sasvim dovoljno dobro sve dok ne dođe trenutak kada ta osoba ode na odmor, promeni poziciju ili jednostavno više nije dostupna.
Tada kompanija shvati da informacije nisu bile deo sistema, već deo osobe.
I upravo tu nastaje jedan od najvećih organizacionih problema modernog poslovanja.
Ne zato što ljudi ne rade dovoljno.
Naprotiv.
Već zato što se znanje, dokumentacija i procesi često razvijaju brže od same organizacije.
Dok je kompanija mala, improvizacija deluje efikasno.
Ljudi se poznaju, informacije se prenose usmeno, dokumenti se šalju mejlom, a „snalaženje” postaje deo kulture rada.
Ali kako kompanija raste, takav način rada postaje ozbiljan operativni rizik.
Jer firma više ne sme da zavisi od toga:
- ko je trenutno online,
- ko je na godišnjem odmoru,
- ko „zna gde stoji poslednja verzija dokumenta”,
- ili ko jedini razume određeni proces.
Ozbiljne organizacije ne grade poslovanje tako da sve zavisi od nekoliko ljudi koji „znaju kako stvari funkcionišu”.
One grade sisteme u kojima znanje ostaje unutar organizacije.
Tu digitalizacija prestaje da bude pitanje tehnologije, a postaje pitanje organizacije.
DMS sistemi zato nisu važni samo zbog arhive dokumenata.
Njihova prava vrednost je u tome što kompaniji omogućavaju:
- kontinuitet rada,
- dostupnost informacija,
- jasne procese,
- kontrolu verzija,
- odgovornost,
- i stabilnost poslovanja čak i kada se ljudi, timovi i okolnosti menjaju.
Naporan rad rešava današnje probleme.
Organizovan sistem rešava i sutrašnje.
Možda je upravo ta, najveća, razlika između kompanija koje konstantno „gase požare” i onih koje posluju mirno, stabilno i predvidivo.
Cilj moderne organizacije nije da neprekidno juri buduće probleme, cilj je da kroz organizaciju, optimizaciju i sistemsko upravljanje dođe do stanja u kome posao može da funkcioniše bez stalne operativne neizvesnosti.
Do svojevrsne permanentne sadašnjosti poslovanja, odnosno stanja u kome informacije ne nestaju sa ljudima, procesi ne zavise od improvizacije, a kompanija može da raste bez proporcionalnog rasta haosa.
Stoga…
Work smart. Not just hard.