U rudnicima, površinskim kopovima i velikim građevinskim sistemima svakodnevno nastaje ogromna količina dokumentacije: tehnički crteži, projekti, izmene projekata, geodetski snimci, planovi eksploatacije, dozvole, ugovori, bezbednosni dokumenti i izveštaji.
Problem nije u tome što dokumentacija ne postoji. Naprotiv, ona često postoji u velikim količinama. Problem je što organizacije često ne znaju gde je tačno dokument, koja je poslednja verzija i ko je za njega odgovoran.
Upravo tu se pojavljuje potreba za modernim sistemom za upravljanje dokumentacijom, kao što je UniDocs DMS.
Tipični problemi sa dokumentacijom u rudnicima i građevinskim kompanijama
Na osnovu iskustva sa industrijskim sistemima, problemi sa dokumentacijom se obično ponavljaju:
- Niko nije siguran koja je poslednja verzija crteža
U rudnicima i na gradilištima projekti se stalno menjaju. Postoje revizije, dopune, izmene tehnologije ili bezbednosnih procedura.
U praksi se često dešava da:
- postoji više verzija istog crteža
- različiti sektori koriste različite kopije
- nije jasno koja verzija je zvanična
To može dovesti do ozbiljnih problema, od pogrešnog izvođenja radova do bezbednosnih rizika.
- Dokumentacija je rasuta na više mesta
Dokumenti se obično nalaze na:
- lokalnim računarima
- mrežnim folderima
- emailovima
- starim arhivama
- kod pojedinih inženjera
Kada ključna osoba ode na godišnji odmor ili promeni posao, znanje gde se dokument nalazi često odlazi sa njom.
- Teško je pronaći dokument kada je potreban
U industriji u kojoj se odluke donose brzo, pronalaženje dokumentacije često traje predugo.
Tipična situacija izgleda ovako:
- neko traži crtež
- šalje email kolegama
- neko pronalazi staru verziju
- tek posle nekoliko sati ili dana dolazi do prave verzije
Za velike sisteme to znači gubitak vremena, novca i produktivnosti.
Kako UniDocs rešava ove probleme
UniDocs uvodi jasan sistem upravljanja dokumentacijom koji omogućava da svaki dokument ima:
- Jedno mesto gde se nalazi
Sva dokumentacija se nalazi u centralnom digitalnom arhivu kojem mogu pristupiti ovlašćeni korisnici.
- Kontrolu verzija
Svaki dokument ima:
- verziju
- istoriju izmena
- informaciju ko je izvršio promenu
- datum izmene
Na taj način uvek je jasno koja verzija dokumenta je poslednja i važeća.
- Brzu pretragu
Dokumenti se mogu pronaći za nekoliko sekundi pomoću:
- naziva
- projekta
- lokacije
- vrste dokumenta
- ključnih reči
To znači da inženjeri više ne gube vreme na pretragu foldera i emailova.
- Kontrolu pristupa
U industrijskim sistemima veoma je važno da ne mogu svi menjati sve dokumente.
UniDocs omogućava:
- definisanje prava pristupa
- evidenciju ko je pregledao dokument
- kontrolu ko može da menja ili odobrava dokumente
Poseban značaj za rudnike i kopove
U rudnicima dokumentacija nije samo administrativna obaveza – ona je deo bezbednosnog sistema.
Na primer:
- planovi eksploatacije
- bezbednosne procedure
- planovi ventilacije
- geološki modeli
- projekti infrastrukture
Ako se koristi pogrešna verzija dokumenta, posledice mogu biti ozbiljne.
Zato savremeni rudnici širom sveta uvode sisteme za upravljanje tehničkom dokumentacijom kao standardni deo digitalizacije poslovanja.
Prednosti za građevinske firme
Građevinske kompanije se suočavaju sa sličnim izazovima:
- veliki broj projekata
- rad na više lokacija
- veliki broj učesnika (investitor, projektant, izvođač, nadzor)
U takvom okruženju UniDocs omogućava:
- centralno upravljanje projektnom dokumentacijom
- kontrolu verzija projekata
- lakšu saradnju između timova
- sigurnu arhivu kompletne projektne dokumentacije
Dokumentacija kao temelj efikasnog poslovanja
Digitalno upravljanje dokumentacijom više nije luksuz, već potreba za industrije koje upravljaju složenim sistemima.
Za rudnike, kopove i građevinske firme to znači:
- manje grešaka
- brže donošenje odluka
- bolju kontrolu projekata
- sigurnu i dostupnu dokumentaciju
Upravo zato sistemi poput UniDocs DMS postaju važan deo digitalne infrastrukture modernih industrijskih kompanija.