Šta je arhivska knjiga?
Arhivska knjiga je zvaničan evidencioni dokument koji sadrži pregled kompletne dokumentacije koju pravno lice poseduje, koristi i čuva u svom poslovanju. Predstavlja osnovni alat za organizaciju, kontrolu i praćenje dokumentacionog fonda pre njegovog predavanja nadležnim arhivima.
Čemu služi arhivska knjiga?
Ona služi za:
- Evidenciju dokumentacije po vrstama, rokovima čuvanja i kategorijama
- Laku identifikaciju i pronalaženje dokumenata
- Pripremu dokumentacije za arhiviranje ili uništenje
- Usaglašenost sa zakonima o arhivskoj građi i dokumentacionom materijalu
Arhivska knjiga je od suštinske važnosti za pravna lica koja žele da svoje poslovanje vode savesno, transparentno i u skladu sa propisima Republike Srbije.
Ko je u obavezi da vodi arhivsku knjigu?
Prema Zakonu o arhivskoj građi i arhivskoj delatnosti („Sl. glasnik RS“, br. 6/2020), sva pravna lica (preduzeća, ustanove, organi uprave itd.) su obavezna da vode arhivsku knjigu.
Da bi privredno društvo, na zakonski način dostavljalo prepis Arhivske knjige nadležnom Arhivu i da bi dobilo saglasnost na Listu kategorija – neophodno je da se prethodno “registruje” kod svog nadležnog arhiva. Za registraciju je potrebno da nadležnom arhivu dostavi:
- Izvod iz Agencije za privredne registre (APR) ;
- Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja, na koju nadležni arhiv daje svoju saglasnost (“dostaviti dva primerka u originalu”);
- Zahtev nadležnom arhivu za saglasnost na Listu kategorija arhivske građe i dokumentarnog materijala sa rokovima čuvanja.
Rok za predaju arhivske knjige?
Zakonski rok za predaju arhivske knjige nadležnom istorijskom arhivu je najkasnije do 30. aprila za prethodnu kalendarsku godinu.
Neispunjavanje ove obaveze može rezultirati novčanim kaznama, što ovu obavezu čini posebno važnom za svaku organizaciju.
Zašto koristiti UniDocs za arhivsku knjigu?
UniDocs je savremeni softver za upravljanje dokumentacijom koji omogućava:
- Elektronsko vođenje arhivske knjige, u skladu sa propisima
- Automatsku kategorizaciju dokumenata po rokovima čuvanja i vrstama
- Lako pretraživanje i generisanje izveštaja
- Pripremu dokumentacije za predaju arhivu u odgovarajućem formatu
UniDocs osigurava tačnost, usaglašenost sa zakonima, i znatno smanjuje administrativno opterećenje u vođenju arhivske knjige.
Vođenje arhivske knjige je više od zakonske obaveze – to je i najbolja praksa za odgovorno poslovanje. Digitalizacijom ovog procesa uz UniDocs, ne samo da ćete ispuniti sve zakonske zahteve, već ćete i unaprediti internu efikasnost i kontrolu nad dokumentima.
Kontaktirajte nas i saznajte kako UniDocs može pomoći vašoj organizaciji da bezbrižno upravlja arhivskom evidencijom!